INNOVACIÓN Y TENDENCIAS


Cómo HP Advance ayuda a las empresas a ser más eficientes en la gestión de sus documentos

01/02/2021

CATEGORíA: Software y preimpresión MARCA: HP


La gestión de documentos en la empresa es una tarea mucho más compleja y larga de lo que parece. Sin embargo, hay soluciones flexibles que podrían revolucionar este enfoque. Este es el caso de HP Advance, una plataforma integrada y modular.


No es necesario trabajar en una empresa con cientos de empleados para ser consciente del alcance que puede tener la gestión documental: incluso las empresas pequeñas y medianas pueden encontrarse con un gran número de archivos para imprimir, escanear, compartir entre los empleados, etc. Aunque la transformación digital de las empresas tiende a desmaterializar completamente la gestión documental, esto no elimina ciertas limitaciones. Los equipos de IT se enfrentan todavía con demasiada frecuencia a la necesidad de instalar varias herramientas de administración, que deben gestionarse por separado, y los empleados deben aprender a utilizar diferentes interfaces. Esta no es una situación eficiente, pero ahora es posible evitarla gracias a HP Advance, la solución completa que ofrece HP.

 

Una plataforma, múltiples herramientas

HP Advance permite a las empresas agilizar la gestión de documentos en un solo programa, construido en torno a diferentes módulos centrados en la impresión y el escaneado. Entre ellos se encuentra el escáner de control de acceso de HP, que permite escanear documentos de papel directamente a la impresora, ahorrando tiempo y reduciendo la impresión innecesaria. El Control de Acceso a la Impresión de HP, por otro lado, asegura los dispositivos, así como los trabajos de impresión y permite la supervisión de su uso. HP Direct Print facilita la impresión desde los dispositivos corporativos en el modo push. El conector móvil de HP permite imprimir directamente desde dispositivos móviles iOS o Android, ahorrando tiempo y esfuerzo a los empleados.

 

Más de una docena de otros módulos están disponibles dentro de HP Advance: las empresas pueden integrarlos o no en la solución, dependiendo de sus necesidades, dentro de una única consola modular. De este modo, la empresa dispone de una plataforma fiable que aprovecha la experiencia de HP en la gestión e impresión de documentos, manteniendo al mismo tiempo el control de las funcionalidades disponibles.

 

Una sola interfaz para una mayor eficiencia

HP Advance no sólo ahorra tiempo a los equipos de IT al gestionar una sola herramienta, sino que los empleados en su conjunto se benefician de procesos racionalizados. Una sola interfaz para todas las herramientas significa que se evita una formación que requiere mucho tiempo.. La plataforma destaca claramente las herramientas, que son fáciles de usar en el día a día. Una racionalización de la gestión de los documentos que es sinónimo de optimización del tiempo, de mejora de la circulación de los archivos entre los empleados y los departamentos y, por tanto, de optimización global de la infraestructura.

 

 

Eficaz en el avance hacia un comportamiento responsable

En términos de inversión, HP Advance puede pagarse rápidamente por sí mismo, y no sólo en términos de aumento de la productividad de los empleados. La solución de HP ayuda a vigilar los hábitos de impresión dentro de la empresa y fomenta un comportamiento responsable: escanear y distribuir digitalmente cuando sea posible, imprimir en blanco y negro en lugar de en color, imprimir a doble cara, etc. Esto no sólo ahorra dinero en consumibles, sino que también mejora la huella de carbono de la empresa.

 

HP Advance, una solución segura

HP Advance facilita la vida de los empleados al aumentar las posibilidades de imprimir y escanear documentos de forma sencilla e intuitiva, manteniendo al mismo tiempo el control sobre los costes y la huella de carbono de la empresa. Pero hay otra cosa que añadir: su seguridad.

Más libertad para imprimir y escanear no tiene por qué significar menos seguridad. Por eso HP está integrando su propio sistema de autenticación segura HP AC en su solución HP Advance. Esta herramienta puede integrarse con las credenciales existentes en la red, como LDAP y Active Directory, lo que permite a la empresa mantener el control de los datos y el acceso a los diferentes módulos, facilitando al mismo tiempo a los empleados.

Con HP Advance, la gestión de documentos es más fluida, sencilla, barata y segura, lo que permite a las empresas dar otro paso hacia una transición digital sostenible.

 

Más información y fotos: www.hp.com

 

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